こんにちは、ライターの小松ゆあです。
有給休暇の理由の書き方って、どんな理由で申請すればいいのか今までに悩んだ経験ないですか？
「大型連休にあわせて休みとりたい」とか「用事はないけど、1日ゆっくりしたい」なんてとき、どんな理由で申請すればいいのかと、休むことができる権利があるのになんだか厄介です…。
有給休暇は労働者に認められている権利なので、どんな理由であっても取得できるものなんです！
そこで今回は、初めて有給休暇を申請する方へ向けて、おすすめの有給理由の書き方や、有給取得の目的別の書き方について詳しくご紹介します。
これから有給休暇を取得したいと考えている人は是非参考にしてみてくださいね！
有給休暇の理由の書き方おすすめ！
有給休暇取得にあたって、一番使い勝手のいい理由は「私用のため」です。
「私用のため」は、旅行や結婚式など、単発の個人的なイベントごとなどに使います。
ここでのポイントは、「私用のため」と記載したとしても、具体的な理由をあまり聞かれることはないので、深く理由を書かないでおくということです。
ただし、自分の兄弟などの結婚式で、挙式を海外で行う時や準備等を手伝う必要があり、何日か休みを取らなくてはならない場合には、補足として「私用のため（兄の結婚式に出席）」などするのがベターです。
この他にも様々な理由の書き方があるので、どんな時にどんな理由を記載すればいいのか、下記にまとめました。
私事都合のため
例えば「最近忙しかったからただ休みたい」「失恋から立ち直れない」などあなたのメンタル的要素を多く含む場合です。
また、親族の結婚式とは異なり、友人の結婚式に参加する場合は私的要素を多く含むイベントなので、「私事都合のため」を使用することが多く、特に補足として詳細を明記する必要はありません。
ただ、「私用のため」と「私事都合のため」は厳密に区別されているわけではないので、自分の休む理由がどのケースに当てはまるのかわからない場合は、上記の「私用のため」とするのがいいです。
自己啓発のため
具体的なセミナーの名称や資格名を補足として明記するとよりいいとされています。
通院のため
補足として詳細な通院理由を明記する必要はありませんが、定期的な通院が必要な場合、予め上司へ相談し、詳しい内容を報告しておく方がいいです。
有給休暇を取得する間隔や頻度が多くなれば、有給休暇取得日数の範囲内であったとしても、不審やだらしなさを抱かれてしまう恐れもあるためです。
家事都合のため/家庭の事情のため
この2つについても厳密な使い分けがあるわけではありませんので、どちらかを記載すれば問題ありません。
詳細についても明記する義務はありませんが、介護など定期的に有給取得が必要になる場合は、通院と同様に予め上司に相談し、理由を明記する方がいいです。
葬儀、通夜のため
会社によっては有給休暇としての申請ではなく、忌引きなどの特別休暇の扱いになることもあるので、必ず就業規則を確認し、上司にすぐに相談するようにしてください。
また、会社によっては申請用紙の他に、会場の詳細やどういった続柄の人なのかを別で報告が必要な場合もあるのでそちらも必ず確認してください。
法事のため
日程が決まっているものもあり、誰しもが経験することなので、有給休暇の申請理由として上司等から理解を得やすいものでもあります。
しかし、法事は出来るだけ多くの人が参列できるように土日に設定されていることも多いので、理解を得やすいからといって多用には注意が必要です。
以上が一般的に使用されることが多い、有給休暇取得の理由です。
最初にも説明した通り、特別な理由がない場合やどのケースに当てはまるのかわからない場合は、「私用のため」としておけば問題ありません。
あまりおすすめできない有給休暇の理由
本来、有給休暇取得の際は、理由を明確に説明する必要はないですが、だからと言って、安易に嘘の理由で申請することは避けたほうが無難です。
ここでの嘘の理由というのは、私用や私事以外の例えば冠婚葬祭などです。
基本的に有給休暇はいつ、どんな時にでも取得する権利があるものですが、繁忙期や納期の間近など特別な理由がなければ申請が受領されないことも事実としてあります。
会社には「時季変更権」といって、業務に支障が出る場合、休みを変更させる少し厄介な権利があるからです。
どうしても休みたいからといって、嘘の理由で有給休暇を申請して、それが繁忙期などで変更された場合、嘘がバレてしまうこともあるので注意が必要です。
本当のことであればなんの問題もありませんが、嘘の申請をし続けて、失敗しやすい理由がいくつかあるので紹介したいと思います。
結婚式参列のため
平日に結婚式を行うことは珍しいため、上司から事情を聞かれてしまい、答えられないなどという事態が起きてしまう可能性もあります。
通院のため
そのため、安易に何度も使用できる理由ではありません。
葬儀、通夜のため
免許、パスポートの更新のため
また、免許の再発行や違反講習などを理由に何度も有給休暇を取得していれば社会人としての信用を無くしてしまう可能性もあります。
親の介護のため
どんな理由であっても、有給休暇を取得できることには変わりないので、原則として嘘の申告だからといって罰則があるわけではありません。
でも、嘘の申告により会社に損失や損害を与えてしまった場合、最悪の場合懲戒処分になってしまう可能性もありますし、就業規則に「虚偽報告」に対する罰則が設けられている会社もありますので、十分に注意してください。
有給休暇申請書を初めて出す場合書き方
ほとんどの場合が会社でフォーマットを用意しているので、そのフォーマットに従って申請書を提出します。
会社に指定フォーマットがない場合、口頭だけの申請でも問題ありませんが、言わないなどのトラブルを避けるためにも、証拠を残しておくことは大切です。
いずれの方法をとった場合においても、下記の内容を盛り込むようにしてください。
また、不明点がある場合は、会社によって書き方や提出方法が異なるため下記の事項を確認してみてください。
まとめ
有給休暇を申請する際の最も一般的な理由は「私用のため」です。
その他ケースやシーンに合わせた申請理由もご紹介しましたので、あなたにあった申請理由を見つけて参考にしてみてください！
また、申請する際には就業規則や申請書の内容にもれがないかよく確認し、後々問題にならないよう注意してくださいね。
