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電話対応を英語でするときのまとめ!切り方・受け方・かけ方は?

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こんにちは。アメリカ留学中のKatieです!

グローバル化が進み、ビジネスだけでなく、日常のショッピングなどでも海外の人とやり取りする機会が増えましたね。

あなたも、英語で電話対応をしなければならない日が突然やってくるかもしれません。

実は、私もアメリカ留学前に大学に電話をかけたことがあるのですが、英語での電話は初めてで、うまく対応ができませんでした。

そこで今回は、どんな場面でも使える、英語での基本的な電話のかけ方・受け方をまとめてご紹介したいと思います。

ぜひ、参考にしてください。

 

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電話対応を英語でするときのまとめ!

電話をしている女性

電話対応には電話を受ける場合と、かける場合がありますよね。

今回はそれぞれの場合に分けて、使えるフレーズをご紹介します。

電話を英語で受けるときはどうすればいいの?

流れとして、相手が誰に電話してきたのかを確認し、その次に用件を確認します。

<最初の言葉>

“Hello, this is Hanako Yamada.”
(こんにちは、山田花子です。)

 

Good morning, Good afternoonなども使えますが、Helloは時間帯を気にせずいつでも使えるのでオススメです。

Hiはカジュアルな言い方なので、ビジネスや問い合わせの場合は向いていません。

友人との電話などプライベートな電話の時に使うといいですよ。

 

<相手の確認>

“May I ask your name, please?”
(どちら様でしょうか?)

“May I ask who is calling, please?”
(お名前を伺ってもよろしいですか?)

 

<本人が電話を取った時>

“This is he/she.”
(私です。)

 

電話で「○○さんはいらっしゃいますか?(May I speak to ○○?)」などと聞かれて、本人が電話を取った場合は、このようにして対応すると相手にとってもスムーズにその後会話が続けられます。

 

<用件の確認>

“How can I help you?”
(ご用件はなんですか?)

“Is there anything that I can help?”
(他にご用件はありますか?)

 

<終わりの挨拶>

“Thank you for your call. Bye.”
(お電話ありがとうございました。それでは失礼します。)

“Thank you for calling. Have a nice day!”
(お電話ありがとうございました。良い一日を!/失礼します。)

 

“Have a nice day”は、ビジネスやプライベート関係なく、会話を終える場合に使えるフレーズなので、ぜひ普段の生活でも使ってみてください。

“nice”の部分を、good, great, wonderfulなど別の形容詞に変えると親密さを表せるので、親しい友人に使うといいと思います。

 

電話を英語でかけるときはどうすればいいの?

流れとしては、まず自分の名前を伝え、その後に用件を伝えます。

<最初の言葉>

“Hello, this is Hanako Yamada.”
(こんにちは、山田花子と申します。)

 

朝はGood morning, 昼間はGood afternoon, 夜はGood eveningなど、時間帯によって挨拶を使い分けてもいいと思います。

 

<相手につないでもらう言葉>

“May I speak to Mr. Smith?”
“I would like to talk to Mr. Smith, please.”
(スミスさんをお願いできますか?)

“Is Mr. Smith there?”
(スミスさんはいらっしゃいますか?)

 

<電話当日よりも前にやり取りをしたことがある場合の挨拶>

“It was nice talking to you the other day on the phone.”
(先日はお電話でお話しいただきありがとうございました。)

“Thank you for talking with me through emails.”
(先日はメールでのご連絡ありがとうございました。)

 

<要件を伝える言葉>

“I’m calling to ask about my order.”
(私のオーダーについてお伺いしたくご連絡しました。)

 

用件を伝えるときは、ask about〜(〜について伺う)やspeak with you about〜(~について話す)がよく使われます。

ご自分の要件に合わせて使ってみてくださいね。

 

<終わりの挨拶>

“It was nice talking to you.”
(お電話できて良かったです。)

“Thank you for taking time to speak with me.”
“Thank you for your time.”
(お話しする時間をいただきありがとうございました。)

“Thank you. Bye! / Have a nice day!”
(ありがとうございました。それでは!/良い一日を!)

 

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本人以外が英語で電話を受け取ったときは?

黒電話の写真

本人以外が電話をとった場合、本人が近くにいるかいないかで対応が変わってくるので、それぞれのケースでのフレーズをご紹介します。

本人が近くにいてすぐ交代できる場合

“I’ll put him/her through now. Can I put you on hold for a minute?”
(ただいま変わります。少々お待ちいただけますか?)

“Hold on, please.”
(少々お待ちください。)

 

本人が不在の場合

本人が不在であること、かけ直してもらうのかこちらからかけ直すのか、そして伝言の有無や相手の名前など、確認事項がたくさんあります。

1つ1つ漏らさないよう、確認を交えながら丁寧に対応していくといいと思います。

<不在を伝える言葉>

“I’m afraid he/she is not available now.”
(あいにく、彼/彼女は今対応できません。)

 

<折り返しの確認>

“Would you like him/her to call you back?”
(後ほど折り返しさせましょうか?)

“When is a good time to call you back?”
(何時頃かけ直すと都合がいいでしょうか?)

“I’ll ask him/her to call you back as soon as he/she gets back.”
(彼/彼女が戻り次第、折り返しお電話するようにお伝えします。)

“Could you call him/her again after 2pm?”
(2時以降に再度ご連絡いただけますか?)

 

<本人のスケジュールの確認>

“Let me check if he/she is available today.”
(本日対応できるか確認させてください。)

 

<伝言の確認>

“Would you like to leave a message?”
(伝言はありますか?)

 

相手から伝言がある場合

<相手の名前の確認>

“May I have your name?”
(お名前を教えていただけますか?)

 

<伝言の確認>

“Let me see if I got it right. Your name is Sam Smith, and your number is 123-456-7890. You want him/her to call you back. Is that correct?”
(念の為確認させてください。お名前はサム・スミス様で、電話番号は123-456-7890、折り返しのご希望でお間違えないですか?)

“Let me repeat your number.”
(あなたの番号を復唱させてください。)

 

相手が折り返しを希望している場合、名前や番号を確認しておくと本人への伝言や本人と相手のその後のやり取りもスムーズに出来ます。

特に電話番号は下記のように人によって言い方が違ったりするので、間違いがないよう必ず復唱してくださいね。

 

英語での電話番号の言い方

●英語で電話番号を読むときは、ハイフンは読まず、数字だけを読みます。

今回の例だと、言い方は “one two three, four five six, seven eight nine zero”となります。

●同じ数字が続く場合、数字の前にdouble(2つ続く場合)やtriple(3つ続く場合)を使うことがあります。

もちろん、doubleやtripleを使わずにそのまま読んでも大丈夫です。

例①:電話番号が 123-456-7789 の場合→ “one two three, four five six, double seven eight nine”

例②:電話番号が222-456-7780 の場合→ “triple two, four five six, double seven right zero”

●0は「ゼロ」と「オー」両方の読み方があります。

特に0が連続する場合(00→ダブルオー)などは「オー」と読まれることも多いので、覚えておくと便利です。

 

“I’ll make sure he/she gets the message.”
(必ずお伝えします。)

伝言をもらったら、このような言葉を伝えて電話を切ると相手への印象もいいと思います。

相手が不在で英語で伝言を伝えてもらうときは?

電話を持ってメモを取る写真

相手が不在の時は、いつ頃戻るのか、伝言を残したい場合はそれが可能か、などを聞けるとスムーズにその後の会話に続けられます。

“When is he/she back?”
“About what time is he/she expected back?”
(いつ頃戻ってこられますか?)

“Can I leave a message?”
(伝言をお願いできますか?)

“Could you tell him/her that I called?”
(電話した旨をお伝えいただけますか?)

“Could you ask him/her to call me back when he/she returns?”
(折り返しお電話いただけますか?)

“My number is 234-567-8901.”
(私の電話番号は234-567-8901です。)

“I’ll give him a call at a later date.”
(後日改めてお電話します。)

 

まとめ

今回はビジネスでもプライベートでも使える電話対応のフレーズをご紹介しました。

本文でご紹介したものは基本的な電話対応の言葉でよく使うものなので、参考にしながら対応すると焦らずに会話が続けられると思います。

私は今回ご紹介したフレーズをほぼ毎回英語での電話対応に使っていますし、覚えてしまえばスラスラッと出てくるので緊張することもなくなりました。

ぜひ今回ご紹介したフレーズを使って、積極的に英語の電話も取ってみてくださいね!

 

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