こんにちは、ライターのyuiです。
会社の人や取引先の人から産休のお知らせを受け取ったとき、お祝いメッセージはどのように対応すればいいのか悩んだことってありませんか？
私は先日、取引先の方から産休のお知らせメールを受け取りました。すぐにお祝いメッセージを送ろうと思ったのですが、産休はかなりプライベートな内容なので、どんな言葉でどのように返信したらいいのか悩んでしまいました。友人へ妊娠のお祝いメッセージを送ったことはありますが、普段ビジネス的なやり取りをしている相手にお祝いメッセージを書くとなると意外と難しいです。
ずっと一緒に仕事をしてきて付き合いの長い取引先の方なので、今回は失礼のないようなお祝いメッセージを送りたいと思って、ビジネスで使える産休メールの対応について調べて、まとめてみることにしました。是非、私と同じ様に悩んでいるなら、参考にしてみてください。
産休のお知らせを受け取ったらどう対応すればいいの？
産休のお知らせをメールで受け取った場合、そのままメールで返信していいのか、電話をしたほうがいいのか、直接会ったときにお祝いの言葉を言えばいいのか、最初の対応に迷ってしまいますよね。
調べてみると、ビジネスのシチュエーションで産休のお知らせを受け取ったときは、そのままＥメールで返信をして大丈夫だということがわかりました。
返信の書き方の基本には、お祝いの言葉だけでなく、仕事に関しての一文を差し込んで、さらに気遣いの言葉を入れて構成するといいようです。
また、社内の相手に対してか、もしくは、社外の相手に対してかで、書き方が違ってきます。相手との親しさにもよりますが、社内だともっと身内へ書く感覚で、社外だともっとビジネスライクに徹した文章で書くように意識するといいみたいです。
まずは、どちらの書き方にも共通する「基本」となる構成を紹介しますね！
件名、宛名、本文の順番で、どういった内容で書くといいのかをまとめてみました。
基本の書き方
1.件名
送られてきた件名は、そのままで変更せずに返信しましょう。件名の冒頭には「Re：」がついた状態になるので、受け取った相手は自分が書いた産休のお知らせへの返信だとすぐに分かります。
2.宛名
社内の場合は「苗字＋役職名」か「苗字＋さん」で、社外の相手の場合は「会社名＋部署名＋役職名＋氏名＋敬称（様）」を明記するようにしましょう。相手と自分だけの直接のメールのやり取りであっても「宛名」は必ず書いてください。これは、送信先を間違えていないことを確認するためであり、相手への敬意を表す意味合いもあるからです。
3.挨拶文
社内の人に宛てる場合は、「お疲れ様です」と挨拶文を記載する。
社外の人に宛てる場合は、「いつもお世話になっております」と挨拶文を記載する。
4.ご懐妊お祝いの言葉
妊娠したことへのお祝いの言葉をストレートに記載して妊娠を祝福する。
5.産休のお知らせをしてくれたことへのお礼の言葉
わざわざ産休前の挨拶を送ってくれたことへの感謝の気持ちを記載する。
6.仕事の引き継ぎに関すること
相手に仕事のことで余計な心配をかけないように、安心感のある言葉や前向きな言葉を記載する。
7.相手を気遣う言葉
「大変な時期かと存じますが、体調を崩さぬよう、どうかご自愛ください。」など、相手の体や心を気遣う言葉を記載する。
8.結びの挨拶
基本の書き方と構成を抑えたところで、社内の人に送る場合と、取引先など社外の人に送る場合の具体的な例文を紹介したいと思います。
社内の人に送る場合の例文
2.〇〇さん
3.お疲れ様です。
4.この度はご懐妊、本当におめでとうございます。
5.お忙しい中ご連絡いただき、誠に恐縮です。
6.産休中の業務いつきましては、ご連絡いただいたとおり、△△さんと連絡を取り合い進めて参ります。
7.大変な時期かと存じますが、体調を崩されませんよう、くれぐれもご自愛ください。
8.また一緒にお仕事ができる日を楽しみにしています。
署名
たとえ普段から顔を合わせている相手でも、ビジネス的にお知らせが来たのなら、同じように返信することが礼儀のようです。
長い文章は必要ないので、シンプルに書くことがコツだということです。ただ簡潔な文であっても、相手を気遣う気持ちの部分はちゃんと伝わるといいですよね。
そんな時は、その人が同僚なのか上司なのか、あるいは後輩なのかによっても書き方が変わってくると思います。参考になる言い回しがあったので紹介しますね！
同僚の場合
妊娠や出産について気遣うコメントはもちろんですが、「今まで一緒にがんばってきた仲間」としての言葉を添えてあげるのがおすすめです。例えば、「まるで自分のことのように嬉しく感じています。子どもの誕生を職場から楽しみにしています。」などです。
産休で休む人は、「自分がいなくなることで職場に迷惑がかかるかもしれない」と不安に思っている人も多いはずです。そこで、職場の仲間に、「自分のことのように嬉しい」と言ってもらえたら、安心して産休に入ることができますよね。
私は今回、取引先の方への産休のお祝いメッセージに悩んでいますが、もし、同僚が産休に入るときは、このような温かい言葉をかけてあげようと思います。
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上司の場合
お世話になった上司から産休のお知らせを受け取ったら、今までの感謝と、復帰後の仕事について書くといいと思います。例えば、「再びご指導いただける時まで、職場で楽しみにしています」などです。
さらに、いくら上司とはいえ、仕事を休むことへの不安も少なからずあるはずですから、「お休みの間は私達で協力してフォローしますので、安心して産休に入ってください」なんて言葉を付け加えるのもいいかと思います。可愛い部下たちが頑張ってくれているんだという頼もしい気持ちになるはずです！
後輩の場合
後輩の場合は、何かアドバイスしたくなったり、一言添えたい気持ちになりますが、そこはそっと見守りましょう。なぜなら、妊娠中は非常にデリケートなので、余計なひと言になってしまう可能性があるからです。「復帰後に再び一緒に仕事ができることを楽しみにしています。」などの言葉がおすすめです。
社外の人に送る場合の例文
2.株式会社○○○○ ○○部 ○○ ○○ 様
3.いつも大変お世話になっております。
4.この度は誠におめでとうございます。
5.大変な時期にも関わらず、ご丁寧にご連絡いただき恐縮です。
6.産休中のやり取りについては、引き継ぎをいただきました○○様へご連絡致します。
7.しばらくは大変かと存じますが、体調にはくれぐれもお気をつけいただき、母子ともに健康にお過ごしくださいませ。
8.取り急ぎ、お祝いを申し上げます。
署名
このように、宛名や挨拶文は社内の人へのメールとは違うので注意して下さい。言い回しもできるだけ丁寧になるように気をつけましょう。私は今回、取引先の方へ返信するのに、この文面を参考にさせてもらいました。
こちらの記事では、産休のメッセージを英語で書く場合の例文を紹介しています。また、手紙やメッセージカードで書く際の注意点も紹介していますので、よろしければ参考にしてみてくださいね。
ほとんど親交のない人へ送るメッセージはどうすればいいの？
たまに仕事で一緒になる程度で、普段はあまり話さない人もいますよね。
そんな人から産休のお知らせが届いたらどうすればいいのでしょうか？基本的に、あまり親交がなくても返信をするようにしましょう。
●書き方のポイント
ほとんど親交のない相手からのお知らせは、あくまで「形式的」ととらえて、同じように「形式的」に返すといいようです。なので、ビジネスライクで無難な文章で大丈夫のようです。
挨拶文や、お知らせをもらったことへの感謝の言葉など長くなる部分は省いて、「お祝いの言葉＋気遣いの言葉」で簡潔にまとめましょう。
●例文
「おめでとうございます。どうぞ、お健やかなご産休をお過ごしください。復帰されるのをお待ちしております。」
産休のお祝いメッセージを送る際にここだけは押さえておきたいポイントは？
メッセージでは、妊娠中のデリケートになる相手のことを思って、言葉遣いや言い回しには十分に気を付けて書くことがポイントです。
私は経験がないのですが、産休を取ったことがある同僚の話では、妊娠していることと、仕事を離れることの不安が重なって、少しの言葉で傷つきやすくなるらしいです。
言葉を選ぶ人の感性はそれぞれですが、相手のことを思いやれば、それが自然にメッセージに現れるものです。
調べてみるとマナーとして、避けたほうがいい表現や言葉がいくつかありました。
メッセージを書いてみたら、以下のことに触れていないかどうか一度確認してみて下さい。
産休によって「いなくなる」ことを強調しない
妊娠や出産、育児は、よく「孤独になる」と聞いたことがあります。それは、妊娠を機に仕事から離れ、社会とのつながりがなくなったように感じるからなんだそうです。
そこで、せっかくのお祝いメッセージなのに、いなくなることを強調されてしまうと、「私はもうこの職場にいらないのかな？」と感じてしまうかもしれません。
「お疲れ様でした」や「お世話になりました」は、特に先輩や上司に対して、うっかり使ってしまいそうな言葉ですが、退職とも取られかねない文章なので控えたほうがよさそうです。
子どもに対する言葉は慎重に選ぶ
産休に入る相手が、仲の良い同僚や後輩だと、子どものことについてもメッセージを送りたくなってしまいますよね。でも、生まれてくる子どもへの期待の言葉が強すぎると、重く感じてしまうかもしれません。
また、生まれてくる子どもはもちろん元気であってほしいですが、それを断定してしまう言葉も控えた方がいいようです。よくあるのが、「元気な赤ちゃんを産んでください」というメッセージですね。
実は私も、このメッセージを出産を控えた友人に言ってしまったことがあります。良かれと思って送ったメッセージでも、相手はどう捉えるかわからないので、子どもに対する言葉は慎重に選びましょう。
「頑張れ」は言わない
仲の良い同僚や後輩には、「出産頑張れ」や「育児頑張れ」と言ってしまいがちですよね。でも、デリケートな妊婦さんにとって「頑張れ」という言葉は逆に辛いそうです。なぜなら、その人はすでにもう頑張っているからです。私たち周囲の人間にはわからなくても、妊娠したことによって我慢することが増えたり、体調管理が難しかったりして、すでにものすごく頑張っているかもしれないからです。
そんなとき、追い打ちをかけるように「頑張って」と言われてしまうと、確かに辛くなってしまいますよね。「頑張れ」という言葉は使わずに、なるべく復帰を待っていることなど、前向きなメッセージを送るのがおすすめです。
◎構成を考えて文章を作成するとスムーズに返信しやすい。
◎あまり親交がない人への産休お祝いメッセージは、ビジネスライクで無難な文章を送るのが良い。
◎妊娠すると、どうしてもデリケートになりやすいので、お祝いや気遣いの文章でも相手が傷つかないかどうか考える。
まとめ
産休のお祝いメッセージの例文と、押さえておきたいポイントをまとめてご紹介しました。産休のお知らせメールがきたとき、相手がどんな立場の人でも、ここで紹介した例文とポイントを押さえておけば対応できると思います！私も無事に取引先の方に、お祝いの返信ができました！これを機に、社内の人への場合の言い回しも覚えておこうと思っています。そして、相手が嫌な気持ちにならないような、お祝いメッセージを自然に使えるようになって、できる大人の対応を目指していきたいです！
