こんにちは、ライターの小松ゆあです。
就活が実を結ぶと、まずは企業から内々定の通知と承諾書が送られてくるのが一般的です。
内々定承諾書とは、内定承諾書とは違って、雇用契約で法的な効力があるものではありませんが、あなたの入社意思を企業に示すためにはとても大切な書類です。
内々定承諾書を提出したのち、改めて企業より内定通知と承諾書をもらうことで、晴れて雇用契約を結ぶことができます。
しかし、就活を終えたばかりのほとんどの学生にとっては、初めて目にする書類ということもあり、どのように書類を提出すればいいのか迷ってしまうことがあると思います。
社会人としての一歩を踏み出すためにも、企業に失礼がないように書類を提出したいですよね。
そこで今回は、内々定の承諾書を郵送する封筒の書き方と送り方、同封するものについてご紹介したいと思います。
内々定の承諾書を郵送する封筒の書き方と送り方
まずは封筒の書き方をご紹介します。
表面
封筒の表面には、①郵便番号と住所、②会社名と宛先、③書類内容を記載し、④切手を貼ります。
①郵便番号と住所
・都道府県、ビル名を省略せずに全て記載する
・住所は、封筒の右端から2cm程度余白を持たせ記載する（縦書き）
・数字は漢数字で記載する（縦書き）
②会社名と宛先
・封筒の中央に宛先を記載する
・宛先は、住所や会社名より少し大きい字で記載する
・できるだけ詳しく記載する（担当者がいる場合は担当者の名前も記載）
※「御中」は宛先が特定されていない場合に使用する
例）株式会社〇〇 御中、株式会社〇〇 人事部 御中
※「様」は送り先の人物が特定されている場合に使用する
例）人事部 ご担当者 様、人事部 佐藤 様
また、企業から返信用封筒が同封されていた場合、「御中」の部分が「行」と書かれていることがあります。
その場合は「行」を二重線で消し、「御中」または「様」と書き直す必要があります。
書き直す際は、縦書きの場合「行」が書かれている下、横書きの場合「行」が書かれている右に記載します。
③書類内容
・定規を使い書類内容を囲む
・縦書きなら左下、横書きなら右下に記載する
④切手
裏面
封筒の裏面には、①日付、②差出人、③封字を記載します。
表面を横書きにした場合でも、裏面は基本的に縦書きで記載するのが一般的です。
①日付
・封筒の左端から2cm程度余白を持たせ、封筒の左上に記載する
②差出人
・郵便番号は住所と名前の上に横書きで記載する
・表面と同じく、住所の都道府県等は省略せずに記載する
・自分の名前は住所より少し大きな字で記載する
③封字
・封を閉じた中心に、封印「〆」を記載する（封をしているの意味を持つ）
全ての記載を終えたら、誤字脱字、宛先の間違いがないか必ずチェックするようにしてください。
また、内々定の承諾書を郵送する際の封筒の書き方と送り方には、社会人として気をつけなければならない点が3つあります。
①封筒
同封されていない場合は、送られてきた封筒と同じサイズの白い封筒を選ぶのが一般的です。
茶封筒で郵送するのは間違いではありませんが、事務的な書類を郵送する時に使われることが多く、今回は正式な書類を郵送するので、白い封筒を用意することをおすすめします。
②黒ペンで手書きする
わかりやすく、はっきりとした字で書くことも大切ですので、細すぎるボールペンは使用せず、0.5mm以上の黒のボールペンを使ってください。
油性サインペンで書いてもいいのですが、中の承諾書に写ってしまう恐れがあるので、中身を空にしてから書いて、後で内々定承諾書を封入してくださいね。
③宛名
しかし、社名やビル名などが英語表記が多く、縦書きでは書きづらい場合は無理せず横書きで書くことをおすすめします。
こちらの記事では、転職初日の服装・挨拶・持ち物の確認をまとめた記事です。参考になる内容になっていますので、是非見てみてくださいね。
また、内定式の服装指定が私服という場合は、着ていくのにふさわしい私服を紹介していますのでこちらの記事を参考にされてください。
内々定承諾書に礼状や添え状を一緒に同封する方がいいの？
内々定承諾書を返信する際は、社会人のマナーとして必ず礼状や添え状を一緒に同封します。
礼状や添え状は、書類内容をわかりやすくすると共に、内々定をもらったことへ感謝を示すためにもとても大切なものです。
ビジネスの一環としてこれから必要になってくるものなので、今からきちんと書類に添えることで、あなたの印象をよくすることもできます。
また、礼状を手書きですることで、あなたの感謝の気持ちをより伝えることができるのでおすすめです。
手書きする場合は、丁寧に気持ちを込めて書くようにしてください。
礼状、添え状の例文
この度は、内々定のご連絡を頂戴し、大変嬉しくて存じます。
一日も早く貴社に貢献できるように、就業までの期間も、努力してまいります。
どうか今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
つきまして、ご指示頂いた書類を同封致しましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と皆様のご多幸をお祈り致します。
敬具
令和〇〇年〇月〇日
採用 太郎
株式会社〇〇〇〇
人事部 ご担当者 様
あなたの感謝の気持ちを伝えることが目的ですので、例文にならってあなたの思っていることを、あなたの言葉で伝えるといいと思います。
また、企業によっては内々定承諾書とは別に、学校から発行してもらう必要がある証明書や、健康診断書を同封しなければならない場合があります。
発行までに時間がかかる場合もありますので、内々定の通知を受けたらまず、返信する際に必要な書類について確認するようにしてください。
内々定承諾書の期限はいつまで？
内々定承諾書の提出期限は、企業によって異なりますが、2週間から1ヶ月程度設けられているのが一般的です。
先に説明させて頂いた通り、学校から発行してもらう必要がある書類もあるため、発行期間が考慮されているからです。
承諾書提出期限について指定されている場合がほとんどですが、企業によっては期限の指定がないこともあるので、2週間を目安に提出するようにしてください。
もちろん、早く提出する分には問題ありませんので、自分の意思が固まり、書類の準備が整った時点で早めに提出するようにしてください。
期限が定められていないからといって、保留しておくことはとても失礼で、企業に迷惑をかけるこことになるので注意してください。
何ヶ月も保留していると、入社の意識がないと判断され、内々定の取り消しになることもあります。提出に迷うことがあれば、企業の担当者へ連絡し、期限を確認してくださいね。
また、書類発行に時間がかかり、提出期限を過ぎる可能性がある場合、わかった時点で企業へ連絡を入れるようにしてください。
提出期限を守ることは社会人としてもっとも重要なことですが、きちんと連絡をいれることも大切なことです。
企業もそのことを承知しているので、きちんと連絡を入れれば、それ相応の対応をしてくれるはずです。
この他、郵送の際にトラブルが起きる可能性もあるため、期限に余裕を持って郵送するようにしてくださいね。
内々定承諾書が届いたけど辞退したい場合はどうすればいいの？
内々定を辞退したい場合、電話で連絡するのが一般的です。
担当者が不在だった場合は、メールを入れ、日を改めてから再度電話連絡するようにしてください。
辞退するのに気が引けてしまうこともあると思いますが、必ず連絡を入れ、お詫びの言葉を添えてはっきりと辞退する旨を伝えるようにしてください。
電話で伝えるときの例文
内々定の通知を頂きました、〇〇大学 採用太郎と申します。
採用のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。
この度は内々定のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございます。
申し上げにくいことですが、検討の結果、この度は御社から頂いた内々定を辞退させて頂きたく、ご連絡致しました。
御社には面接時などで貴重なお時間を頂きながら、ご期待に沿うことができないご報告になり大変申し訳ございません。
本来なら、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡をさせて頂いた次第です。
何卒よろしくお願い申し上げます。
失礼致します。
メールで伝える時の例文
本文
株式会社 〇〇〇〇
人事部 採用ご担当者 様
お世話になります。
この度内々定の通知を頂きました、〇〇大学の採用太郎と申します。
先ほどお電話させて頂きましたが、ご多忙のようでしたので、取り急ぎメールにてご報告させて頂きます。
この度は内々定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
このような光栄なお知らせを頂きながら、大変恐縮ではございますが、内々定を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。
就職活動に際し、面接時などには、貴重なお時間を割いて頂きありがとうございます。
このようなご報告になり、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。
再度お電話にて、ご連絡させて頂きたいと存じます。
末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈り申し上げます。
〇〇大学 〇〇学部
採用 太郎
辞退の理由を特に言う必要はありませんが、「他社の内々定を受けることにしました」など伝えてもいいと思います。
企業はあなたのために面接などで、多くの時間をとっています。辞退するからといって、感謝の心を忘れてはいけません。
辞退するからこそ、丁寧な言葉を選び、企業に対して敬意を示すようにしてください。
まとめ
内々定の承諾書等を郵送する際の封筒の書き方と、マナーをご紹介しました。内々定の承諾書の他に同封しなければならない書類や提出期限のこともあるので、書類を受け取ったらまずは提出物と期限を確認するようにしてくださいね。
また、状況によっては内々定を辞退することもあるかもしれません。内々定は法的なものではないので、辞退しても問題ありませんが、企業に感謝の気持ちを忘れず、真摯に対応してくださいね。
最初はわからないことばかりだと思いますが、あなたの社会人生活の一歩に、ぜひこの記事をお役立てください。
