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有給休暇の理由の書き方おすすめ!初めて出す場合

投稿日:2020年6月9日 更新日:

こんにちは、ライターの小松ゆあです。

有給休暇の理由の書き方って、どんな理由で申請すればいいのか今までに悩んだ経験ないですか?

「大型連休にあわせて休みとりたい」とか「用事はないけど、1日ゆっくりしたい」なんてとき、どんな理由で申請すればいいのかと、休むことができる権利があるのになんだか厄介です…。

有給休暇は労働者に認められている権利なので、どんな理由であっても取得できるものなんです!

そこで今回は、初めて有給休暇を申請する方へ向けて、おすすめの有給理由の書き方や、有給取得の目的別の書き方について詳しくご紹介します。

これから有給休暇を取得したいと考えている人は是非参考にしてみてくださいね!

 

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有給休暇の理由の書き方おすすめ!

書類を記入するサラリーマン

有給休暇取得にあたって、一番使い勝手のいい理由は「私用のため」です。

「私用のため」は、旅行や結婚式など、単発の個人的なイベントごとなどに使います。

ここでのポイントは、「私用のため」と記載したとしても、具体的な理由をあまり聞かれることはないので、深く理由を書かないでおくということです。

ただし、自分の兄弟などの結婚式で、挙式を海外で行う時や準備等を手伝う必要があり、何日か休みを取らなくてはならない場合には、補足として「私用のため(兄の結婚式に出席)」などするのがベターです。

この他にも様々な理由の書き方があるので、どんな時にどんな理由を記載すればいいのか、下記にまとめました。

私事都合のため 

上記の「私用のため」とほとんど同じ意味合いで使われますが、「私用のため」よりも少しぼんやりとした理由で休暇を取得したい時に使われます。

例えば「最近忙しかったからただ休みたい」「失恋から立ち直れない」などあなたのメンタル的要素を多く含む場合です。

また、親族の結婚式とは異なり、友人の結婚式に参加する場合は私的要素を多く含むイベントなので、「私事都合のため」を使用することが多く、特に補足として詳細を明記する必要はありません。

ただ、「私用のため」と「私事都合のため」は厳密に区別されているわけではないので、自分の休む理由がどのケースに当てはまるのかわからない場合は、上記の「私用のため」とするのがいいです。

 

自己啓発のため

会社で参加しなければならないセミナーや資格取得を除いて、個人的なスキルアップのために参加するセミナーや資格取得の際に使用する理由です。

具体的なセミナーの名称や資格名を補足として明記するとよりいいとされています。

 

通院のため

突発的な病欠ではなく、定期的な検診の必要がある場合や会社指定ではない健康診断などの場合に使用される理由です。

補足として詳細な通院理由を明記する必要はありませんが、定期的な通院が必要な場合、予め上司へ相談し、詳しい内容を報告しておく方がいいです。

有給休暇を取得する間隔や頻度が多くなれば、有給休暇取得日数の範囲内であったとしても、不審やだらしなさを抱かれてしまう恐れもあるためです。

 

家事都合のため/家庭の事情のため

育児や子供の授業参観などのイベント、家族の介護など、家庭での予定がある場合に使用される理由です。

この2つについても厳密な使い分けがあるわけではありませんので、どちらかを記載すれば問題ありません。

詳細についても明記する義務はありませんが、介護など定期的に有給取得が必要になる場合は、通院と同様に予め上司に相談し、理由を明記する方がいいです。

 

葬儀、通夜のため

この理由については、突然有給休暇を取得しなければならないことがほとんどなので、必ず詳細を明記する必要があります

会社によっては有給休暇としての申請ではなく、忌引きなどの特別休暇の扱いになることもあるので、必ず就業規則を確認し、上司にすぐに相談するようにしてください。

また、会社によっては申請用紙の他に、会場の詳細やどういった続柄の人なのかを別で報告が必要な場合もあるのでそちらも必ず確認してください。

 

法事のため

四十九日や一周忌などの時に使用される理由です。

日程が決まっているものもあり、誰しもが経験することなので、有給休暇の申請理由として上司等から理解を得やすいものでもあります。

しかし、法事は出来るだけ多くの人が参列できるように土日に設定されていることも多いので、理解を得やすいからといって多用には注意が必要です。

 

以上が一般的に使用されることが多い、有給休暇取得の理由です。

最初にも説明した通り、特別な理由がない場合やどのケースに当てはまるのかわからない場合は、「私用のため」としておけば問題ありません。

 

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あまりおすすめできない有給休暇の理由

バツ印を出すサラリーマン

本来、有給休暇取得の際は、理由を明確に説明する必要はないですが、だからと言って、安易に嘘の理由で申請することは避けたほうが無難です。

ここでの嘘の理由というのは、私用や私事以外の例えば冠婚葬祭などです。

基本的に有給休暇はいつ、どんな時にでも取得する権利があるものですが、繁忙期や納期の間近など特別な理由がなければ申請が受領されないことも事実としてあります。

会社には時季変更権」といって、業務に支障が出る場合、休みを変更させる少し厄介な権利があるからです。

どうしても休みたいからといって、嘘の理由で有給休暇を申請して、それが繁忙期などで変更された場合、嘘がバレてしまうこともあるので注意が必要です。

本当のことであればなんの問題もありませんが、嘘の申請をし続けて、失敗しやすい理由がいくつかあるので紹介したいと思います。

結婚式参列のため

もちろん平日に行われることもありますが、結婚式は多くの人に参列してほしいという思いもあり、土日祝日に行われることが多い行事です。

平日に結婚式を行うことは珍しいため、上司から事情を聞かれてしまい、答えられないなどという事態が起きてしまう可能性もあります。

 

通院のため

基本的に前もって申請する有給休暇なので、定期的な通院などではない場合、深刻に捉えられてしまう可能性もあります。

そのため、安易に何度も使用できる理由ではありません。

 

葬儀、通夜のため

会社によっては特別休暇扱いになることは説明しましたが、それに加えて福利厚生として会社から香典を出すことになっているところもあるので、すぐに嘘だとばれてしまう可能性があります。

 

免許、パスポートの更新のため

申請したときに嘘だとばれることはないかもしれませんが、突然会社の出張で海外に行く必要があり、よくみたら本当にパスポートの期限がきれてしまっていて、手続きが必要、なんてことが起こりうるかもしれません。

また、免許の再発行や違反講習などを理由に何度も有給休暇を取得していれば社会人としての信用を無くしてしまう可能性もあります。

 

親の介護のため

親身になってくれる会社もあるので、介護で休むことが多くなるかもしれないと、部署異動を提案されたり、周りの上司にも同僚にも要らぬ心配をかけてしまうことになるかもしれません。

 

どんな理由であっても、有給休暇を取得できることには変わりないので、原則として嘘の申告だからといって罰則があるわけではありません。

でも、嘘の申告により会社に損失や損害を与えてしまった場合、最悪の場合懲戒処分になってしまう可能性もありますし、就業規則に「虚偽報告」に対する罰則が設けられている会社もありますので、十分に注意してください。

有給休暇申請書を初めて出す場合書き方

仕事をするOL

ほとんどの場合が会社でフォーマットを用意しているので、そのフォーマットに従って申請書を提出します。

会社に指定フォーマットがない場合、口頭だけの申請でも問題ありませんが、言わないなどのトラブルを避けるためにも、証拠を残しておくことは大切です。

・ネット上にある有給休暇申請用の無料テンプレートをダウンロードし提出する

・メールで申請し証拠を残す

・自身でフォーマットを作成する

 

いずれの方法をとった場合においても、下記の内容を盛り込むようにしてください。

・申請日(あなたが申請をした日付)
 
 例)2020年〇〇月〇〇日(〇)

・期間(何日から何日まで、何日間有給休暇を申請したいのか)

 例)2020年〇〇月〇〇日(〇)〜2020年〇〇月〇〇日(〇) 〇〇日間

・理由(どういった理由で有給休暇を取得したいのか)

例)私用のため

・備考(何か特別な理由や、上司に伝えるべき内容がある場合に記載)

 親の介護のため、期間を延長する場合があります。
 緊急の案件があれば(090-0000-0000)まで連絡をください。

 

また、不明点がある場合は、会社によって書き方や提出方法が異なるため下記の事項を確認してみてください。

1:就業規則の確認

有給休暇の申請方法や、いつまでに申請をするのかが書いている場合があるので、まずは自分で就業規則を確認するようにしてください。

2:なるべく早く申請するように心がける

初めての有給休暇申請なら尚更、予定がわかっているのであれば早めに申請するように心がけてください。初めてであれば確認しなければならないことなどもあると思うので、1ヶ月〜2週間前までには申請できる状態にしておくことがいいです。

3:上司に相談

有給休暇の申請方法や何日前までに申請しなければなかないのかは、会社によって様々です。よって、有給休暇の申請方法やわからないことは自社の上司や先輩に聞くのが1番だと言えます。

まずは申請フォーマットの提出が必要な場合であっても、下記のようにメールなどで上司に一報いれることで、スムーズに申請することができます。

メール例文

件名:有給休暇取得申請について

本文

〇〇部長(自分の上司宛)

お疲れ様です。〇〇部、〇〇です。
有給休暇取得申請についてご連絡させて頂きます。

有給休暇取得予定日

日時:〇〇年〇〇月〇〇日(〇)〜〇〇年〇〇月〇〇日(〇)

取得理由:私用のため

上記似て有給休暇の申請を致したいと考えております。

つきまして、会社指定のフォーマットにて改めて正式に申請致したいと思いますが、取り急ぎメールにてご連絡させて頂きました。

初めての有給休暇取得になりますので、注意点などございましたらご教授頂ければ幸いです。

何卒よろしくお願い致します。

 

上記のようなメールを入れた後に、今後スムーズに申請をするためにも、口頭で一報入れるようにしてください。

丁寧な印象を与えることができますし、より正しい申請の仕方を聞くことができます。

4:申請用紙に記入

会社指定のフォーマットなど、上司の指示に従って正式な有給休暇の申請を行ってください。

会社や業務へ支障をきたさないためにも、引き継ぎをきちんと行い、周りへの配慮を忘れずに申請することが大切です。

 

まとめ

有給休暇を申請する際の最も一般的な理由は「私用のため」です。

その他ケースやシーンに合わせた申請理由もご紹介しましたので、あなたにあった申請理由を見つけて参考にしてみてください!

また、申請する際には就業規則や申請書の内容にもれがないかよく確認し、後々問題にならないよう注意してくださいね。

 

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